Про затвердження Положення

про сектор документообігу

та інформаційної діяльності

апарату Дрогобицької районної

державної адміністрації

 

Відповідно до статті 3 Закону України “Про державну службу”, статтей 6, 39, 41 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», постанови Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 року № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації», враховуючи розпорядження Дрогобицької районної державної адміністрації від 31 січня 2020 року № 32 «Про впорядкування структури районної державної адміністрації»:

 

1. Затвердити Положення про сектор документообігу та інформаційної діяльності апарату Дрогобицької районної державної адміністрації, що додається.

2. Визнати такими, що втратили чинність розпорядження Дрогобицької районної державної адміністрації від 29 січня 2018 року № 42 “Про затвердження Положення про загальний відділ апарату Дрогобицької районної державної адміністрації”, від 29 січня 2018 року № 41 «Про затвердження Положення про відділ організаційної роботи та інформаційної діяльності і комунікацій з громадськістю апарату райдержадміністрації»

3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керівника апарату райдержадміністрації С.Л.Кулиняка

 

 

 

Перший заступник голови Р.М.Щерба

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

Дрогобицької районної державної

адміністрації

18 лютого 2020 року № 50

 

 

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про сектор документообігу та інформаційної діяльності апарату

Дрогобицької районної державної адміністрації

 

 

 

І. Загальні положення

 

1.1. Сектор документообігу та інформаційної діяльності апарату Дрогобицької районної державної адміністрації (надалі - сектор) утворюється головою районної державної адміністрації, є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, підпорядковується голові районної державної адміністрації та керівнику апарату районної державної адміністрації.

 

1.2. У своїй діяльності сектор керується Конституцією та законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної та районної державних адміністрацій, наказами керівника апарату районної державної адміністрації, цим Положенням та іншими нормативними актами відповідно до напрямків діяльності.

 

2. Завдання сектору

 

2.1. Основними завданнями сектору є:

2.1.1. З питань документообігу: встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в районній державній адміністрації на основі використання сучасних технічних засобів, комп’ютерних систем, програм та скорочення кількості документів.

2.1.2. З питань інформаційної діяльності: реалізація державної політики у сфері інформаційної діяльності.

 

 

3. Функції сектору

 

3.1. Сектор відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.1. З питань документообігу:

 

1). Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, що надійшла до райдержадміністрації, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, в тому числі кореспонденцію з грифом «ДСК», веде довідкові картотеки на базі автоматизованих систем діловодства.

 

2).Здійснює документування управлінської інформації райдержадміністрації в електронній та паперовій формі, організовує роботу з електронними документами в системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.

 

3). Редагує та забезпечує додержання вимог щодо складання і оформлення документів згідно з інструктивними матеріалами райдержадміністрації .

 

4). Здійснює реєстрацію розпоряджень голови райдержадміністрації та доручень керівництва, забезпечує своєчасне доведення їх до виконавців та зацікавлених осіб.

 

5). Подає в установленому порядку розпорядження голови районної державної адміністрації для державної реєстрації.

 

6). Здійснює перевірки у відділах і управліннях райдержадміністрації, виконавчих комітетах сільських, селищних рад стану ведення діловодства.

 

7). Складає зведену номенклатуру справ районної державної адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здаванню на зберігання в державний архів.

 

8.) Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів під час їх відбірки на державне зберігання, готує справи до здавання у державний архів.

 

9). Координує діяльність структурних підрозділів райдержадміністрації з питань оперативності передачі інформації.

 

10). Здійснює інформаційне забезпечення керівництва райдержадміністрації, відповідно до компетенції відділу, шляхом організації приймання, первинної аналітичної обробки і збереження інформації електронних засобів масової інформації.

 

11). Забезпечує копіювання та тиражування документів згідно з резолюціями керівництва. Організовує профілактичне обслуговування та поточний ремонт копіювальної техніки.

 

12). Здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади розпоряджень і доручень голови обласної та районної державної адміністрації, наказів керівника державної служби районної державної адміністрації, а також проводить аналіз причин порушення термінів виконання документів і вносить пропозиції щодо їх усунення.

 

13). Вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання.

 

14). Розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни.

 

15). Проводить випереджувальний моніторинг термінів виконання документів, своєчасно інформує голову райдержадміністрації, його заступників та керівника апарату районної державної адміністрації.

 

16). Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях Колегії райдержадміністрації інформації про стан виконавської дисципліни у відділах, управліннях, структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади, сільських та селищних радах.

 

17). Готує проекти розпоряджень районної державної адміністрації з питань документообігу та інформаційної діяльності.

18). Розробляє Інструкцію з діловодства у Дрогобицькій районній державній адміністрації (документування управлінської інформації в електронній формі та організація роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну).

 

3.1.2. З питань інформаційної діяльності:

 

1). Забезпечує взаємодію із засобами масової інформації.

 

2). Забезпечує комунікації між районною державною адміністрацією та інститутами громадянського суспільства, взаємодію з громадською радою при райдержадміністрації.

 

3). Забезпечує функціонування та наповнення офіційної веб-сторінки райдержадміністрації в мережі Інтернет.

 

4). Бере участь у підготовці матеріалів для засобів масової інформації з питань діяльності районної державної адміністрації з метою забезпечення конституційного права громадян на задоволення їхніх інформаційних потреб.

 

5). Забезпечує доступ запитувачів до публічної інформації районної державної адміністрації.

 

Виконує інші функції, що випливають із покладених на сектор завдань.

 

4. Права сектору

 

4.1. Сектор має право:

 

1). Перевіряти стан ведення діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації .

 

2). Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб підприємств, установ, організацій документи, необхідні для виконання покладених на сектор обов’язків.

3). Брати участь у нарадах та інших заходах з питань роботи діловодних служб, що проводяться в органі виконавчої влади та підпорядкованих йому установах, скликати наради з питань, що належать до компетенції сектору.

 

4). Вносити керівництву райдержадміністрації пропозиції з питань вдосконалення процесів діловодства.

5). Залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів райдержадміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників інститутів громадянського суспільства (за згодою).

6). Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами.

4.2. Сектор в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, облдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями району з метою створення умов для належного виконання покладених на нього завдань.

 

5. Структура сектору

 

5.1. Сектор очолює завідувач, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно з законодавством про державну службу.

 

На посаду завідувача сектору призначається повнолітній громадянин України, який вільно володіє державною мовою та здобув ступінь вищої освіти не нижче магістра, з досвідом роботи на посадах державної служби категорії «Б чи «В» або досвідом служби в органах місцевого самоврядування або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності не менше одного року.

 

5.2. Головний спеціаліст сектору документообігу та інформаційної діяльності апарату райдержадміністрації призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату райдержадміністрації в установленому порядку.

 

На посаду головного спеціаліста сектору документообігу та інформаційної діяльності апарату райдержадміністрації призначається повнолітній громадянин України, який вільно володіє державною мовою та здобув ступінь вищої освіти не нижче бакалавра або молодшого бакалавра.

 

5.3. У разі відсутності завідувача сектору виконання його обов’язків покладається на головного спеціаліста сектору.

 

5.4. Посадові обов’язки завідувача та головного спеціаліста сектору визначаються посадовими інструкціями, які затверджує керівник апарату райдержадміністрації.

 

5.5. Завідувач сектору:

 

1). Здійснює безпосереднє керівництво сектором і несе персональну відповідальність за виконання покладених на сектор завдань, сприяє створенню належних умов праці у секторі.

 

2).  Вивчає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками, дає відповідні доручення щодо виконання покладених на відділ завдань, вказівок керівництва райдержадміністрації.

 

3). Планує роботу відділу відповідно до плану основних заходів райдержадміністрації та доручень керівництва, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації.

 

4). Підписує, візує документи, завіряє їх копії в межах своєї компетенції.

 

5). Бере участь у засіданнях, нарадах та інших заходах райдержадміністрації, в тому числі при обговоренні питань ведення діловодства.

 

6). Інформує керівництво про покладання на працівників сектору обов’язків, що не належать до компетенції сектору чи виходять за його межі, а також у випадках, коли відповідні підрозділи або посадові особи не надають сектору документи, інші матеріали, необхідні для вирішення порушених питань.

Зауваження та вказівки завідувача сектору щодо своєчасного і якісного виконання документів органів вищого рівня, розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації, наказів керівника апарату районної державної адміністрації є обов’язковими для виконання всіма працівниками апарату районної державної адміністрації.

7). Забезпечує дотримання працівниками сектору правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни.

8). Проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень сектору.

9). Здійснює інші повноваження, визначені законодавством.

 

6.Заключні положення

6.1. Структура і чисельність сектору, фонд оплати праці працівників затверджується головою райдержадміністрації в межах граничної чисельності і відповідно до штатного розпису і кошторису витрат на апарат райдержадміністрації.

6.2. Сектор має печатку зі своїм найменуванням без зображення Державного герба України та штампи:

- адресний штамп;

- адресний реєстраційний штам;

- штамп вхідної кореспонденції;

- штамп для виготовлення копій документів «Згідно з оригіналом».

 

 

Керівник апарату С.Л.Кулиняк