Про затвердження   Положення

 про загальний відділ апарату

Дрогобицької  районної державної

 адміністрації

          Відповідно   до   статей 5, 6   Закону   України  “Про місцеві  державні адміністрації”,

постанови  Кабінету  Міністрів України  від 26 вересня 2012 року № 887 “Про затвердження  Типового положення про  структурний  підрозділ місцевої державної адміністрації”    та    розпорядження     голови    районної    державної    адміністрації      від

1 червня 2016 року № 131 “Про впорядкування структури апарату  районної державної адміністрації”:

          1.  Затвердити  Положення про загальний відділ  апарату Дрогобицької районної державної адміністрації, що  додається.

          2. Визнати такими, що втратили чинність розпорядження голови  районної державної адміністрації від 18 липня  2011 року № 371 “Про  затвердження Тимчасового положення про загальний відділ апарату райдержадміністрації”  та  від 22 квітня  2013 року  № 112 “Про внесення змін до  розпорядження голови  районної державної адміністрації від  18 липня 2011 року №  371”.

          3. Контроль за виконанням розпорядження  покласти на  керівника  апарату  районної державної адміністрації.

 Голова                                                                                                        В.А.Шутко

             ЗАТВЕРДЖЕНО

             Розпорядження голови

             Дрогобицької   райдержадміністрації                             

             29 липня 2016        №  200

  ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ апарату

Дрогобицької районної  державної адміністрації

І. Загальні положення

1. Загальний відділ апарату Дрогобицької районної державної адміністрації (надалі - відділ) утворюється  головою  районної державної адміністрації,  є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, підпорядковується  голові райдержадміністрації та керівнику апарату райдержадміністрації.

         2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної  та районної державних адміністрацій, цим Положенням та іншими нормативними актами відповідно до напрямків діяльності.

          3. Основними завданнями відділу є встановлення  єдиного порядку документування і роботи з документами в районній державній адміністрації на основі використання сучасних технічних засобів, комп’ютерних систем та  скорочення кількості документів.

          4. Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання і функції:

          1). Приймає, реєструє і передає  за призначенням  вхідну кореспонденцію, що надійшла до райдержадміністрації, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, веде довідкові картотеки на базі автоматизованих систем діловодства.

          2). Редагує та забезпечує додержання вимог щодо складання і оформлення документів згідно з інструктивними матеріалами райдержадміністрації

          3). Здійснює реєстрацію розпоряджень голови райдержадміністрації та доручень керівництва, забезпечує своєчасне доведення їх до виконавців та зацікавлених осіб.

          4). Формує  в установленому порядку пакет документів для державної реєстрації нормативно-правових актів голови районної державної адміністрації в органах юстиції.

          5). Здійснює перевірки у відділах і управліннях райдержадміністрації,   виконавчих комітетах сільських, селищних рад стану ведення діловодства.

 6). Складає зведену номенклатуру справ апарату районної державної адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здаванню на зберігання  в державний архів.

Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів під час їх відбірки на державне зберігання, готує справи до здавання у державний архів.

7). Координує діяльність структурних підрозділів райдержадміністрації  з питань оперативності передачі інформації.

         8). Здійснює інформаційне забезпечення керівництва райдержадміністрації, відповідно до компетенції відділу, шляхом організації приймання, первинної аналітичної обробки і збереження інформації електронних засобів масової інформації.

         9).  Забезпечує копіювання та тиражування документів згідно з резолюціями керівництва. Організовує профілактичне обслуговування та поточний ремонт копіювальної техніки.

           10). Здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування в  частині здійснення ними делегованих повноважень органів  виконавчої влади Законів  України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови   районної державної адміністрації,     а також проводить аналіз причин порушення термінів виконання документів і вносить пропозиції  щодо їх усунення.

          11). Вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів, притягнення  в установленому порядку  до відповідальності  посадових осіб  за їх невиконання або неналежне виконання.

          12). Розробляє та подає в установленому порядку  пропозиції з питань  удосконалення організації  здійснення контролю  за станом виконавської дисципліни.

            13).  Проводить випереджувальний моніторинг  термінів виконання документів, своєчасно інформує  голову райдержадміністрації, його заступників та керівника апарату.

          14). Вносить пропозиції  про розгляд на засіданнях Колегії райдержадміністрації  інформації про стан виконавської дисципліни у відділах, управліннях, структурних підрозділах райдержадміністрації,  територіальних органах центральних органів виконавчої влади, сільських та селищних радах.

         5. Загальний відділ має право:

          1). Перевіряти стан ведення діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації,  у виконавчих   комітетах сільських,  селищних рад  району.

          2). Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб підприємств, установ, організацій   документи, необхідні для виконання покладених на відділ обов’язків.

3).   Брати участь у нарадах та інших заходах з питань роботи діловодних служб, що проводяться в органі виконавчої влади та підпорядкованих йому установах, скликати наради з питань, що належать до компетенції відділу.

          4).  Вносити керівництву райдержадміністрації пропозиції з питань вдосконалення процесів діловодства.

          6. У межах своєї компетенції загальний відділ взаємодіє з структурними підрозділами районної державної адміністрації, облдержадміністрації,  органами  місцевого самоврядування,  територіальними  органами  міністерств, інших центральних органів  виконавчої влади,  а також  підприємствами, установами та організаціями  району з метою  створення умов для належного  виконання покладених на  нього завдань.

          7. Відділ очолює заступник керівника апарату – начальник загального відділу, який призначається і звільняється з посади головою районної державної адміністрації згідно з законодавством про державну службу.

          8. Заступник керівника  апарату - начальник  загального  відділу:

          1). Здійснює безпосереднє керівництво відділом  і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань,  сприяє створенню належних умов праці у відділі.

 2).  Вивчає завдання і розподіляє обов’язки між   працівниками, дає відповідні доручення щодо виконання покладених на відділ завдань, вказівок керівництва  райдержадміністрації.

          3). Планує роботу відділу  відповідно до  плану основних заходів райдержадміністрації та доручень керівництва, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації.

          4). Підписує, візує документи, завіряє їх копії в межах своєї компетенції.

          5). Вносить на розгляд керівництва  подання про приймання, переведення і звільнення працівників відділу, заохочення, накладання стягнення в межах  компетенції відділу.

          6). Бере участь у засіданнях, нарадах та інших заходах райдержадміністрації, в тому числі при обговоренні питань ведення діловодства.

          7). Інформує керівництво про покладання на працівників відділу обов’язків, що не належать до компетенції відділу чи виходять за його межі, а також у випадках, коли відповідні підрозділи або посадові особи не надають відділу документи, інші матеріали, необхідні для вирішення порушених питань.

             Зауваження та вказівки заступника керівника апарату - начальника загального відділу щодо своєчасного і якісного виконання документів органів вищого рівня, розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації, організації діловодства, архівної справи, реагування і тиражування службових документів є обов’язковими для виконання всіма працівниками апарату районної державної адміністрації.

          8). Забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни.

          9). Проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до  повноважень загального відділу.

         10).  Здійснює інші повноваження, визначені законодавством.

           9. Структура і чисельність відділу, фонд оплати праці працівників затверджується головою райдержадміністрації в межах граничної чисельності, відповідно до штатного розпису і кошторису витрат на апарат райдержадміністрації.