Згідно Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (далі - Закон), адміністратори центрів надання адміністративних послуг (далі - адміністратори) можуть виконувати повноваження державного реєстратора з прийому та видачі документів у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень.

З метою виконання вищезазначених положень Закону, адміністратори забезпеченні відповідним доступом до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі – Державний реєстр прав).

В свою чергу, з метою оптимізації процесу приймання та реєстрації заяв у програмному забезпечені Державного реєстру прав, державне підприємство «Національні інформаційні системи» надає певні рекомендації щодо алгоритму/порядку реєстрації заяв в програмному забезпеченні Реєстру.

Так, відповідно до норм законодавства у сфері державної реєстрації прав, прийняття заяви передбачає:

• реєстрацію заяви в базі даних заяв та запитів Державного реєстру прав;
• формування паперової форми заяви (за необхідності картки прийому заяви);
• виготовлення електронних копій  документів, які подаються для проведення державної реєстрації прав шляхом сканування
•  долучення виготовлених скан-копій до відповідної заяви.

Так, з метою оптимізації процесу прийняття заяв, пропонуємо використовувати наступний алгоритм дій адміністратора  в процесі прийняття/реєстрації заяв, розділивши процесс на два етапи.

На першому етапі пропонується робити:

• формування відповідної заяви - обирається необхідний тип заяви, вносяться всі необхідні відомості до заяви, зокрема, й інформація про документи, які подаються для проведення державної реєстрації прав. При цьому сканування даних документів не здійснюється)
• реєстрація заяви
• формування паперової форми заяви (на якій заявником проставляється підпис) та, за необхідності, картка прийому заяви.

На цьому робота адміністратора з заявником закінчується.

На другому етапі, після проведення вищезазначених дій, здійснюється:

• сканування поданих документів
• долучення скан-копій до відповідної заяви, шляхом виконання операції «Редагування заяви»
• передача заяви на розгляд до відповідного органу державної реєстрації прав.

При цьому сканування документів може здійснювати технічний спеціаліст, без використання програмного забезпечення Реєстру, зберігаючи відскановані файли у визначені підкаталоги на диску компьютеру.

В подальшому працівник ЦНАПу здійснює тільки дію долучення скан-копій до відповідної заяви, шляхом виконання операції «Редагування заяви», та передачу заяви на розгляд до відповідного органу державної реєстрації прав.